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[原创]Dynamics 365 for Finance and Operations 组织管理

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1 组织架构

组织模式必须根据企业的业务和法定结构进行配置。根据组织的类型和大小,有不同的组织结构,您可以将其分为以下几组:

 

  • 为法定报表创建的组织结构 – 根据政府规定创建的层次结构(例如为税务目的)
  • 为管理报表创建的组织结构 – 根据企业管理需求创建的层次结构(例如事业部组织结构,控制目的的组织结构和改进业务流程目的的组织结构)
  • 非正式结构 – 不显示在组织结构中

 

为了符合不同的报告要求,大型企业可以并行展示不同的组织结构和层次结构。 例如您可以设置一个符合法人实体的组织结构和一个事业部制的组织结构,以及契合公司地域划分的第三个组织结构。

 

对于结构单一的企业,可能设置一个简单的组织结构就足够了。

 

1.1组织模型架构

Microsoft Dynamics AX中的组织模型支持不同组织类型的要求。根据需要,组织设置可以并行地包括多个组织层次结构,将运营组织与法定组织脱钩。或者仅设置一个简单的组织结构用于所有目的。

 

1.1.1组织类型

组织管理模块包含以下组织类型:

  • 法人 – 显示法定组织
  • 运营单位 – 显示运营组织
  • 团队 – 显示非正式组织

 

只有“法人”和“运营单位”类型的组织才能添加到Dynamics AX的组织层次结构树中。由于“团队”类型的组织单位是非正式类型的组织,因此不能添加到层次结构中。但“团队”用于AX的各个领域,例如用来限定对全球通讯录的访问。

 

1.1.2在AX中使用组织模型

Dynamics AX中组织模型的应用领域:

  • 公司结构 – 法人被映射到AX的“公司”,这就是为什么必须为法人创建公司的原因。
  • 财务维度 – 由于“法人”和“运营单位”可作为财务维度的依据,因此可用于财务报告。
  • 数据安全 – 基于“组织层次结构目的 – 安全性”,允许在法人中单独配置用户对组织的访问权限。
  • 业务策略 – 业务范畴内的规则(比如流程审批、集中付款等)可以独立于法人单独设置不同的组织结构。

 

法人和运营单位不仅是组织层次结构的一部分,而且还包括在全球通讯录中。因此,全球通讯录的地址和联系人管理功能可用于法人和运营单位。

 

1.1.3 Dynamics 365 for Finance and Operations 中的变化

新版本不支持虚拟公司账户(支持以前版本的公司共享数据),但从2016年5月更新开始

可以使用跨公司数据复制功能。

 

Dynamics AX 2012 R2 / R3 引入的分区功能在新版本中不再支持。在将来的版本中,可以通过对多个数据库或多个实例的支持来替代该功能。

 

1.2 组织单位

组织模型包括“法人”,“运营单位”,“团队”三种组织类型。 法人和运营单位是企业组织层次结构的基本要素。

 

列表页窗体 “组织管理>组织>内部组织” 完整显示了所有组织以及它们的类型。显示特定组织类型的窗体在 “组织管理>设置>组织” 文件夹的其他菜单项中。

 

内部组织
法人

法定组织(公司)

运营单位

运营组织

  • 部门
  • 成本中心
  • 价值流
  • 业务单位
  • 零售渠道
团队

非正式组织

 

1.2.1 法人

法人(组织管理>设置>组织>法人)是Dynamics AX中的公司帐户,是构成法律报告的基础层次。 税务报告和财务报表,如资产负债表和损益表均以法人为依据。

如果Dynamics AX数据库包含多个法人,可以根据需求,通过以下功能管理这些法人之间的关系:

  • 财务合并 – 管理关联公司的财务合并
  • 公司间 – 自动化多公司组织法人之间的业务流程
  • 组织层次结构 – 在组织模型中使用法人

 

1.2.2 运营单位

运营单位(组织管理>设置>组织>运营单位)用于报告和内部业务流程管控。根据企业的不同情况,运营单位包括不同类型,如事业部或区域。

 

标准Dynamics AX有以下运营单位类型:

  • 部门 – 代表功能类别,也用于人力资源
  • 成本中心 – 用于预算和支出控制
  • 价值流 – 参考生产流程(精益生产)
  • 业务单位 – 控制战略业务目标(如事业部)
  • 零售渠道 – 参考零售管理

 

在“运营单位”窗体单击“新建”按钮创建运营单位,需要首先选择“运营单位类型”。然后在详细窗体中输入“名称”、“地址”、“联系人”等附加信息。

 

将运营单位分配到一个或多个层次结构后,就可以单击“在层次结构中查看”按钮,在层级结构中查看该运营单位。 将运营单位与财务维度相关联(见第9.2.3节)提供报告其绩效的选项。

 

将运营单位与财务维度关联(见第9.2.3节)后,就可以查看其报告或绩效。

 

1.2.3 团队

团队(组织管理>设置>组织>团队)代表企业的非正式组织。一个团队就是一群人,团队之间没有层次结构。

 

团队类型可以将团队成员限制在不同类型的人员身上。比如 Dynamics AX用户、员工、联系人、供应商、客户。通过单击“团队”窗体的“团队类型”按钮来访问。

 

创建新团队时,必须选择团队类型。在“团队成员”选项卡上,可以通过单击工具栏中的“添加团队成员”按钮将人员分配给团队。 根据团队类型,可用的成员可能是Dynamics AX用户、供应商、员工等。

 

团队在多个AX模块中均有使用,例如在收款中(选择应收账款参数中的“收款代理”负责人团队)。

1.3 组织层次结构

组织层次结构根据层次结构的特定目的显示不同组织单位之间的关系。 例如法人的组织层次用于显示法律结构。 根据企业的需求,可以存在多个并行的层次结构。 层次结构的目的决定了其功能领域。比如类型为“安全性”的层次结构用于数据安全性。

 

1.3.1 组织层次结构

为了查看企业中的组织层次结构,请打开”组织管理>组织>组织层次结构”。 如果需要创建一个新的层次结构,单击“新建>组织层次结构”按钮并输入层次结构名称。 然后在“用途”快速选项卡中单击“分配用途”按钮,将一个或多个组织层次结构目的分配给该层次结构。

 

单击组织层次结构窗体的“查看”按钮,可以在层次结构设计器中查看该层次结构。你可以在层次结构中导航,或者通过单击组织单位图块右下角的按钮来切换焦点。

 

通过单击”层次结构设计器”窗体的“编辑”按钮切换到编辑模式后,可以通过单击工具栏中的相应按钮从层次结构中插入或删除组织单位。 可以利用“剪切”和“粘贴”按钮移动整个组织层次结构节点。

 

组织结构存在有效期的概念,所以在编辑后发布层次结构时必须输入生效日期。

 

1.3.2 组织层次结构目的

如果您的企业为不同的目的需要不同的层次结构,则组织层次结构中将有多个层次结构。

 

可以在“组织管理>组织>组织层次结构”窗体查看组织层次目的。 由于层次目的是指Dynamics AX中的功能特征,可用目的(例如集中支付或安全性)以及每个目的“允许的组织类型”由应用决定。

 

为了将组织层次结构分配给目的,请在窗体的左窗格中选择适当的层次结构后,单击右侧窗格中的“已分配层次结构>添加”按钮。 根据需求可以将多个层次结构分配到一个目的或一个层次结构到多个目的。

 

1.4 法人(公司账户)

登录Dynamics AX时,您的当前会话访问的是一个特定的公司账户(法人)。 可以在用户选项或Dynamics AX Web地址(参数“&cmp”)中指定访问的默认公司。

 

Dynamics AX客户端的导航栏总是显示当前公司。 根据公司的设置,仪表板中的横幅也显示了公司特定的图像。 如果要从当前公司切换到另一家公司,请通过点击导航栏中的公司字段或者查找切换公司账户。

 

1.4.1 管理公司

如果您想访问Dynamics AX中的公司管理(法人)窗体,请打开“组织管理>组织>法人”窗体。 为了创建一个新公司,点击“新建”按钮或按快捷键Alt + N并在打开的新建法人对话框中依次输入公司名称、公司ID(最多4位数字)、国家/地区(该值默认情况下决定AX国家/地区特定功能是否启用)字段。

 

在新公司开始使用之前,必须在所有适用的领域和模块(如总账,应付账款和应收账款)中完成相关的设置。

 

法人窗体的核心数据包括公司名称(在所有文件和报告上打印)、公司地址等。 如果公司有其它的地址用于发票或交货的目的,您可以通过单击地址选项卡上的“添加”按钮添加它们。 比如公司默认的交货地址与公司公地址不同,如果站点或仓库没有设置地址,则采购订单将使用此地址作为交货地址。

 

“联系信息”选项卡包含公司的联系信息。 Dynamics AX中的法人也是全球通讯录的子项,所以公司地址和联系人数据都被包含在全球通讯录中。

 

法人窗体的其他重要设置还包括:银行账户相关信息、税务登记号等。对于欧盟内的公司,还可以在“外贸和物流”选项卡输入增值税免税号码等其它信息。

 

1.4.2公司的数据结构

Dynamics AX数据库可以包括多个公司账户。 除了共享数据(如当事方或产品),不同公司间的数据保持独立。 几乎所有AX表中都有一个名为“DataAreaId”的字段决定了记录所属的公司。

 

“DAT”公司在Dynamics AX数据库中比较特殊。 Dynamics AX在安装系统时自动创建该公司,该公司用于保存系统数据。 您不能删除它,您也不应该将其用作测试或运营的公司,以便将公司数据与非公司特定数据进行区分。

 

1.4.3 仪表板中的公司横幅

在法人窗体中,您可以在Dynamics AX“仪表板图像”选项卡为公司设置横幅或徽标。 该图像用于仪表板图像和报表中的公司徽标,您可以通过单击“更改”按钮上传图像。 “仪表板公司图像类型” 选项决定图像如何布局和使用。

 

1.4.4 Dynamics 365 for Finance and Operations 中的变化

基于浏览器的用户界面和公司之间切换的布局和选项发生了变化。

 

1.5 站点

与公司账户用于法人不同,站点代表公司内的子公司。 由于站点是库存维度(存储维度),因此它在Dynamics AX的供应链的所有领域都可用。

为了区分财务子公司和成本会计,您可以将库存维度“站点”链接到财务维度。 可以通过过滤财务维度为每个子公司报送独立的损益表。

 

1.5.1 多站点功能

用于在Dynamics AX中管理子公司的多站点功能包括以下选项:

  • 运营计划(主计划) – 每个站点或整个公司
  • 物料清单(BOM) – 每个站点或整个公司
  • 生产控制参数 – 每个站点或整个公司
  • 物料数据(已发布产品)- 每个站点或整个公司订单设置
  • 交易 – 站点贯穿库存交易、采购、销售、生产订单
  • 财务报表 – 站点可选(如果站点链接到财务维度)

 

1.5.2 站点设置

要查看当前公司的站点,请打开“库存管理>设置>库存细分>站点”。 除了ID、名称和地址之外,站点还包括“财务维度”选项卡上的财务维度。 如果维度链接被激活,则此设置是必需的。

“站点”库存维度和财务维度之间的链接在“库存管理>设置>过帐>维度链接”中指定。 如果适用于您的企业结构,您可以激活并锁定那里的链接。 图10-5例如显示了某公司的站点窗体,其中站点已链接到“Filial”财务维度。

由于站点是强制性存储维度,因此它们将在所有存储维度组中自动激活。每笔库存交易都包括站点的维度值。 此外,每个仓库都必须链接到一个站点。

如果企业无需启用站点,可以在AX中设置一个站点值,然后将该值设置为库存交易记录的默认值(比如在已发布产品>默认订单设置中将该站点设置为默认值)。

1.5.3 生产单位

鉴于物料管理将“站点”当做存储维度建立法人下的一个层次结构,资源管理使用生产单位,为资源和资源组建立层次结构。 每个生产单位都连接到一个站点,代表一个运营计划的工厂。

1.5.4 链接站点到组织模型

站点不能直接包含到组织模型中,但是可以将站点链接到财务维度,财务维度关联到组织单位,最终将站点和组织模型之间建立联系。

为了将站点应用于Dynamics AX财务和组织管理,请执行以下实施步骤:

  1. 运营单位 – 为每个站点创建运营单位类型为部门或业务部门的运营单位
  2. 财务维度 – 建立维度与运营单位类型之间的链接
  3. 科目结构 – 应用包含此维度的科目结构
  4. 链接维度 – 将存储维度站点链接到财务维度

为组织单位和相关站点选择相同的名称可以将站点显示到组织层次结构中。 然后通过组织模型、安全设置提供站点级别的控制。 如果站点和财务维度之间的维度链接已激活,则可以对每个站点单独查看财务报告。

 

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